Föreningsstämma
Föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ. Det är på stämman medlemmarna utövar sitt inflytande – bland annat genom att välja styrelse och revisorer, besluta om ansvarsfrihet och ta ställning till inkomna motioner. Ordinarie föreningsstämma hålls en gång om året, senast före juni månads utgång (§ 12).
Kallelse
Styrelsen kallar till stämma. Kallelsen ska utfärdas tidigast sex veckor och senast två veckor före stämman (§ 16). Den skickas genom utdelning eller via elektroniska hjälpmedel, till exempel e-post till de medlemmar som lämnat en e-postadress, och anslås dessutom alltid på lämplig plats i föreningens hus eller publiceras på föreningens webbplats. I vissa fall ska kallelsen även skickas med post till varje medlem vars adress är känd – bland annat om en ordinarie stämma hålls på annan tid än stadgarna anger, vid en stadgeändring som ökar medlemmarnas avgifter eller inskränker deras rättigheter, eller vid fusion, likvidation eller förenklad avveckling.
Motioner
Vill du få upp ett ärende på stämman lämnar du in en motion till styrelsen. Motionen ska vara inlämnad senast den 1 mars, eller vid den senare tidpunkt som styrelsen beslutar (§ 13). Styrelsen behandlar motionen och lämnar ett förslag till beslut. Både motionen och styrelsens förslag följer med i kallelsematerialet.
Dagordning vid ordinarie stämma
Enligt stadgarna (§ 15) ska följande ärenden förekomma:
- Öppnande
- Fastställande av röstlängd
- Val av stämmoordförande
- Anmälan av stämmoordförandens val av protokollförare
- Val av två justerare tillika rösträknare
- Godkännande av dagordningen
- Fråga om stämman blivit stadgeenligt utlyst
- Föredragning av styrelsens årsredovisning
- Föredragning av revisorernas berättelse
- Beslut om fastställande av resultat- och balansräkning
- Beslut om resultatdisposition
- Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen
- Beslut om arvoden åt styrelsen och revisorer, samt i förekommande fall åt valberedning, för nästkommande verksamhetsår
- Beslut om antal ledamöter och suppleanter
- Val av styrelseledamöter och suppleanter
- Val av revisorer och revisorssuppleant
- Val av valberedning
- Av styrelsen till stämman hänskjutna frågor samt av föreningsmedlem anmält ärende
- Avslutande
Vid en extra föreningsstämma behandlas punkterna 1–7 och 19 samt de ärenden som stämman blivit utlyst för.
Rösträtt
Varje medlem har en röst. Innehar flera medlemmar en bostadsrätt gemensamt har de tillsammans en röst, och den som äger flera lägenheter har ändå bara en röst (§ 17).
Ombud och biträde
Du kan rösta genom ombud. Ombudet ska visa upp en skriftlig, daterad fullmakt i original, och den gäller högst ett år från utfärdandet. Ett ombud får företräda högst två medlemmar. På stämman får du dessutom ha med dig högst ett biträde, som har rätt att yttra sig men inte att rösta. Ombud och biträde får enligt § 18 endast vara en annan medlem, make/maka eller sambo, förälder, syskon, myndigt barn, annan närstående som varaktigt bor med medlemmen i föreningens hus, eller god man.
Röstning och beslut
I vanliga frågor gäller den mening som fått mer än hälften av de avgivna rösterna. Vid lika röstetal har stämmans ordförande utslagsröst. Blankröster räknas inte som avgivna röster.
Vid val (personval) gäller i stället att den som fått flest röster är vald. Blir det lika röstetal vid ett val avgörs det genom lottning, om inte stämman beslutar något annat innan valet förrättas. Sluten omröstning ska genomföras vid personval om någon röstberättigad begär det (§ 19).
Vad beslutar stämman – och vad beslutar styrelsen?
Beslut som innebär en väsentlig förändring av föreningens hus eller mark fattas av stämman (§ 28). Årsavgiftens storlek beslutas däremot av styrelsen (§ 7), liksom den löpande förvaltningen och underhållet.
Protokoll
Vid stämman förs protokoll av den som ordföranden utsett. Röstlängden tas in i eller biläggs protokollet, stämmans beslut förs in, och om omröstning skett anges resultatet. Protokollet ska hållas tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman och förvaras på betryggande sätt (§ 23).
Extra föreningsstämma
Extra stämma hålls när styrelsen finner skäl till det. Den ska också hållas när det för ett uppgivet ändamål skriftligen begärs av en revisor eller av minst en tiondel (1/10) av samtliga röstberättigade (§ 14).
Revision
Stämman väljer minst en och högst två revisorer, med högst två suppleanter (§ 33). Revisorerna behöver inte vara medlemmar och behöver inte vara auktoriserade eller godkända. De granskar föreningens räkenskaper och styrelsens förvaltning, går igenom protokollen och kontrollerar att besluten fattats på rätt sätt. Revisionsberättelsen lämnas till styrelsen senast tre veckor före stämman (§ 34). Om allt är i sin ordning föreslår revisorerna att styrelsen beviljas ansvarsfrihet.
Några föreningstekniska termer
Ansvarsfrihet – stämman godkänner det arbete styrelsen utfört under det gångna räkenskapsåret.
Justerare – den eller de som väljs att kontrollera att protokollet stämmer. Ett justerat protokoll kan inte ändras i efterhand.
Votering – rösträkning. Måste begäras innan ordföranden avslutat behandlingen av frågan, och kan ske öppet (handuppräckning) eller slutet.
Valberedning – lämnar förslag på styrelse, revisorer och arvoden inför stämman.
Reservation – den som inte står bakom ett beslut kan reservera sig och få det antecknat i protokollet, eventuellt med en skriftlig motivering.